В современном предпринимательстве повсеместно накапливаются значительные объемы информации, которые предоставляют широкие возможности для взаимодействия с потребителями: осуществление дополнительных продаж, разделение аудитории на сегменты, организация рекламных мероприятий, корректировка товарного ряда и многое другое. При этом любое решение, принятое интуитивно, без изучения объективных метрик и показателей, с высокой долей вероятности приведет к неудаче.
Ручной сбор сведений в таблицы Excel или базы Access — трудоемкая и малоэффективная работа, чреватая потерей или порчей данных, к тому же такая информация обычно имеет неудовлетворительную структуру. Автоматизация бизнеса в Беларуси, да и не только в Беларуси позволяет аккумулировать данные в специализированных хранилищах, а системы управления базами данных обеспечивают их надежное хранение, интерпретацию и возможность выполнения сложных аналитических запросов. Более того, хранение в БД значительно безопаснее: механизмы разграничения прав доступа, регулярное резервное копирование и аппаратные средства защиты гарантируют максимальную сохранность всей коммерческой и операционной информации.
Это характерно для всего белорусского бизнес-сообщества. Однако большинство компаний пока находятся на этапе неприятия данной необходимости.
Автоматизация вносит порядок, налаживает текущую работу и управление поручениями. Весь персонал, независимо от места работы — удаленно или в офисе, функционирует в единой цифровой среде (PM, ERP, CRM…), согласовывает действия, получает и передает задачи, видит свои обязанности в рамках проектов и рабочих процедур, планирует свою загрузку. Руководителю уже не требуется лично инструктировать каждого сотрудника — достаточно зафиксировать задачу в системе и отследить ее исполнение.
Вся оперативная деятельность ведется в едином контуре, и каждый работник может получить необходимые сведения в пределах своей зоны ответственности, а также запросить дополнительный доступ или выгрузку данных. Без автоматизации этот процесс превращается в хаотичную коммуникацию, где легко что-то упустить, ошибиться или намеренно проигнорировать задание.
Человеческий фактор, пожалуй, является первоочередной проблемой, которую призвана решить автоматизация в организации. Вот примерный перечень типичных трудностей для малого и среднего бизнеса: упущенные контакты с клиентами, утерянные и не задокументированные данные, затянутое выполнение простейших действий, рабочая прокрастинация в офисе и на удаленке, ведение левой деятельности в рамках компании, наличие у менеджеров личных клиентов, хищение коммерческих сведений и т.д. Когда в распоряжении компании появляется программное обеспечение для автоматизации процессов всех уровней (управленческих, основных, обеспечивающих), большая часть этих проблем решается достаточно просто и без серьезных потрясений.
Обеспечение безопасности — еще одна ключевая функция автоматизации. Благодаря своей архитектуре и программным возможностям, автоматизированные системы защищают данные от несанкционированного доступа, позволяют отслеживать финансовое состояние контрагентов, вести журнал всех действий. Конечно, абсолютной защиты не существует, однако внедрение автоматизации существенно снижает риски в сфере информационной безопасности, а в некоторых случаях (особенно в малом бизнесе) сводит их практически к нулю.
Несмотря на то, что автоматизация бизнеса и, в частности, бизнес-процессов — это наша сильная сторона, мы не считаем, что автоматизация — это панацея от всех бизнес-проблем и волшебная кнопка «Сделать все идеально».
В первую очередь необходимо грамотно выбрать процессы для автоматизации:
- Крупные процессы — разветвленные, сложные, с участием множества сотрудников.
- Повторяющиеся с определенной периодичностью (запуск рекламных акций, отгрузка товара, стандартные продажи).
- Влияющие на большинство других активностей в компании (обучение новичков, выпуск новой версии продукта).
- Жестко ограниченные по срокам (проведение промо-акций, клиентская поддержка, некоторые внутренние инфраструктурные процессы).
- Рутинные операции — отнимающие много времени, часто повторяющиеся и не требующие творческого подхода (закупки, отгрузки, формирование документов).
Недостатки автоматизации бизнеса
У автоматизации есть и недостатки. Помимо высоких первоначальных трудозатрат и сложности запуска, автоматизация может снижать гибкость процессов. Поскольку автоматизированная процедура зависит от алгоритма, она становится формализованной и стандартной. Иногда возникают ситуации, требующие отступить от стандарта (работа со сложным клиентом, эксклюзивная поставка, непредвиденные обстоятельства). Однако это скорее исключение, и в целом формализация идет компании на пользу.
