Каждая работа подразумевает наличие монотонных задач. Нередко, на выполнение таких задач расходуется значительная часть рабочего времени, создавая впечатление, что только из них и состоит работа. Однако, значительную долю этого времени можно было бы высвободить, внедрив автоматизацию хотя бы в некоторые этапы внутренних рабочих процессов.
Автоматизация бизнес — процессов – это минимизация участия сотрудников в решении повторяющихся задач. Полностью исключить человеческий фактор пока невозможно (любая система требует контроля человека), но возможно делегировать системе часть обязанностей.
Существует множество способов автоматизации рутинных процессов. Некоторые инструменты разработаны специально для упрощения мелких, монотонных операций. Например: IFTTT, Zapier и Apple Shortcuts. Другие инструменты помогают автоматизировать работу опосредованно: системы управления проектами (такие как WEEEK, Trello, Asana), облачные хранилища (Dropbox, Google Диск, MEGA, Яндекс.Диск), и инструменты для учета рабочего времени (Toggl, Harvest, AtTrack). Наша компания также может внести полезный вклад в автоматизацию рабочего процесса. Как мы это делаем? Об этом здесь!
Возможности для автоматизации поистине безграничны, но возникает закономерный вопрос:
Зачем вообще нужна автоматизация?
Рассмотрим простой пример.
Для выполнения поставленной задачи, менеджер связывается с клиентом, выявляет его требования и передает задание исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, приступает к выполнению задачи, либо обращается к менеджеру за уточнением деталей. По завершении работы, менеджер проверяет результат и отправляет его клиенту.
В идеале, на этом процесс завершается. Однако, нередко клиент возвращает задачу на доработку, и цикл повторяется.
Представьте, сколько времени может занять этот процесс, если все участники будут вынуждены созваниваться, ждать личных встреч, согласовывать время для внесения правок. А если возникают непредвиденные обстоятельства, передача материалов от клиента исполнителю может занять больше времени, чем выполнение самой задачи.
Правильно настроенная автоматизация позволит всем участникам процесса:
1. Быстро и удобно передавать задачи,
2. Контролировать сроки и загрузку,
3. Быть в курсе всех изменений,
4. Сократить количество ошибок (забывчивость, потеря информации),
5. Визуализировать графики работы.
А новые сотрудники смогут быстрее адаптироваться к рабочему процессу.
Если у вас небольшая команда с небольшим объемом работы, автоматизация может быть внедрена частично. Даже незначительная экономия времени и ресурсов – это уже положительный результат. Если же в вашей команде десять и более человек, преимущества автоматизации полностью компенсируют временные затраты на внедрение.
Какие именно процессы можно автоматизировать?
Практически любые процессы, не связанные непосредственно с выполнением основной работы. Вариантов автоматизации настолько много, что перечисление каждого займет слишком много времени, поэтому рассмотрим наиболее важные, на наш взгляд.
Входящие и исходящие запросы
Комментарии от клиентов, новые задачи от менеджеров, отправка на доработку от руководства, возврат материалов на проверку и утверждение, любая передача задач между исполнителями.
Централизация этих процессов и приведение их к единому формату значительно упрощает работу. Во-первых, унифицированный формат передачи информации исключает вероятность недопонимания. Во-вторых, ведение переписки в одном месте (например, в описании задачи) позволяет всем участникам получать актуальную информацию и ничего не упускать.
Постановка задач
Или запуск проектов. Чтобы избежать рутинного создания задач с нуля, многие сервисы автоматизации рабочих процессов предлагают использование шаблонов. Достаточно заполнить необходимые поля (исполнитель, сроки и т.д.) и запустить задачу в работу.
Загрузка сотрудников
Для эффективного распределения задач между сотрудниками без автоматизации необходимо общаться с каждым и выяснять уровень его загруженности. Автоматизация упрощает эту задачу: при наличии установленных сроков для всех задач, добросовестном учете рабочего времени в системе, можно быстро оценить загрузку каждого сотрудника. Более того, с развитием нейросетей появляются системы, которые самостоятельно предлагают исполнителей и перераспределяют задачи, учитывая их загруженность и компетенции.
Хранение материалов
Использование сервисов для централизованного хранения информации упрощает работу в командах, где каждый участник отвечает за свою часть проекта (написание текста, проектирование, дизайн, программирование), а результат необходимо представить клиенту.
Такой подход обеспечивает доступ к необходимым материалам для всех участников и позволяет при необходимости вернуться к предыдущим версиям.
Деловая переписка и документация
Автоматические уведомления об изменениях в задачах, централизованные приглашения на встречи, информация о текущих и новых проектах, отчеты о выполненной работе – автоматизация любых форм текста и документов, ручное заполнение и пересылка которых отнимает время, существенно упрощает рабочие процессы.
Что необходимо сделать перед внедрением автоматизации?
Прежде чем внедрять автоматизацию, проанализируйте внутренние процессы в компании:
1. Проанализируйте процессы. Определите процессы, которые команда выполняет быстро и эффективно, и те, которые вызывают трудности. Выявите процессы, требующие значительных временных затрат, но не нуждающиеся в участии человека. Именно эти процессы следует автоматизировать в первую очередь.
2. Определите, какие данные необходимы команде для большинства задач. Это могут быть имена и контакты клиентов, номера задач, ссылки на прошлые проекты. Соберите эти данные в таблицы. Это поможет на этапе внедрения.
3. Определите должностные обязанности каждого сотрудника. В идеале зафиксировать их в отдельной таблице с именами, контактами и доступом к текущим задачам. Это поможет руководителю четко определить обязанности каждого сотрудника и настроить автоматизированную систему для более точного распределения задач и связей.
В результате вы получите ценную информацию:
• Процессы, требующие автоматизации для экономии времени или исправления ошибок.
• Информацию, которую необходимо хранить в виде базы данных с доступом из приложений.
• Данные, необходимые для постановки задач.
• Способы настройки автоматического перенаправления задач и т.д.
Можно, конечно, собрать команду разработчиков и создать систему автоматизации, адаптированную к конкретным потребностям, но гораздо проще и быстрее (а это важно, когда время тратится на рутину) воспользоваться нашими услугами.
В любом случае, автоматизированные процессы облегчат работу и улучшат бизнес-показатели. Попробуйте внедрить автоматизацию хотя бы в часть процессов, и вы увидите, как повысится эффективность вашей команды.
